Mit diesen Apps kannst du deine Produktivität steigern

Produktivität steigern mit diesen Apps

 

Wer ein Unternehmen führt, weiß wieviele Aufgaben anfallen können und wie stressig es sein kann, diese zu bewältigen. Glücklicherweise ist es in unserer heutigen Zeit dank der Vielzahl an technologischer Hilfsmittel leichter als jemals zuvor, Produktiv zu bleiben. Projekte planen, Termine verwalten & kommunizieren – all das findet bei den meisten von uns mittlerweile am Smartphone statt. Der digitale Arbeitsplatz.

Heute möchte ich mit Ihnen teilen, wie ich meinen digitalen Arbeitsplatz verwalte, um meinen Kopf für das freizuhalten, was wirklich zählt. Erfahren Sie, welche Apps Sie nutzen können. Aber vergessen Sie nicht: was für mich funktioniert, ist nicht zwingend das richtige für Sie!

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass man sich erstmal durch ein paar Apps probieren muss und auch immer dabei im Hinterkopf behalten sollte, dass diese keine Wunderwerkzeuge sind, sondern lediglich dabei helfen, mehr Organisation im Arbeitsalltag zu behalten (und als positiven Nebeneffekt auch Papiermüll zu sparen).

DIE GOOGLE G SUITE

Wer die Software-Produkte von Google bisher noch nicht nutzt, der sollte nicht länger warten, diese auszuprobieren. Die G Suite bietet eine Vielzahl an Werkzeugen, die einem das Arbeitsleben leichter machen.

Erstellen Sie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Termine und verwalten Sie Kontakte. E-Mails senden können Sie natürlich über den Client Gmail. Das Tolle daran: alle Apps können Sie auf Ihrem Smartphone herunterladen und mit Ihrem Desktop synchronisieren. So haben Sie immer alle wichtigen Daten griffbereit und können diese jederzeit bearbeiten und zwischenlagern. Und Synchronisation ist hierbei wirklich ausschlaggebend. Die Vielzahl an Werkzeugen, die Sie geräteübergreifend verwenden können, erleichtert die Organisation von einigen Arbeitsbereichen.

Mit der G Suite können Sie zum Beispiel:

  • E-Mails versenden mit Gmail

  • Termine verwalten mit dem Google Kalender

  • Daten speichern mit Google Drive

  • Dokumente erstellen mit Google Docs

  • Tabellen erstellen mit Google Sheets

Diese sind nur einige der vielen Funktionen die Ihnen zur Verfügung stehen. Die Software gibt es für jeden Google Nutzer völlig kostenlos. Falls man als Unternehmen einen größeren Umfang und mehr Speicher benötigt, so gibt es die kostenpflichtige G Suite für den Arbeitsplatz.

Sie Arbeiten in einem Team oder müssen Dateien mit Ihren Mitarbeitern teilen? Kein Problem. Alle Projekte, sowie Ordner in Ihrem Drive können Sie freigeben und mit Kollegen und Kunden teilen.

TOOLS FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT

Projekte können sehr umfangreich ausfallen und manchmal ist es schwer einen Überblick über alle Bereiche und Aufgaben zu behalten. Fakt ist, dass man alleine mit Post-Its vielen Projekten hilflos ausgeliefert wäre. Hier gibt es eine Vielzahl an Werkzeugen, ich fange allerdings mit dem Tool an, welches mir persönlich am besten gefällt.

ASANA

Die meisten Projektmanagement Tools bieten zwar viele Möglichkeiten der Verwaltung, sind jedoch oft unübersichtlich. Asana hingegen erleichtert das Arbeiten mit einer einfachen Benutzeroberfläche und guter Übersichtlichkeit. Unterteilen Sie Projekte in Teilbereiche und erstellen Sie dafür jeweils Aufgaben. Natürlich ist es möglich Fälligkeitsdaten einzurichten und relevante Dateien für das jeweilige Projekt hochzuladen.

Besonders interessant ist Asana auch, falls man Projekte mit anderen Teammitgliedern bewältigt. Diese können Zugriff erhalten und so kann man auf einfachste Weise kommunizieren, Aufgaben zuteilen und zusammenarbeiten. Eine App-Version für das Smartphone gibt es selbstverständlich auch.

Asana gibt es in der kostenlosen Version und in kostenpflichtigen Abonnements. Meine Erfahrung beschränkt sich bisher auf die kostenfreie Variante. Wer sich über den vollen Funktionsumfang erkundigen möchte, der kann sich auf der Unternehmensseite von Asana erkundigen.

PREIS

ab 0€

VORTEILE

  • Übersichtlich

  • einfach zu bedienen

  • besonders geeignet für Teamarbeit

TRELLO

Diese App bietet im Prinzip dieselben Funktionen wie Asana, spricht aber einfach ein anderes Zielpublikum an. Das äußert sich in einem allgemein bunteren Look, was ich persönlich als etwas störend empfinde. Die Benutzeroberfläche kann manchmal etwas chaotisch erscheinen, was jedoch einfach Geschmackssache ist.

Auch in dieser App lassen sich für die einzelnen Projekte Teilbereiche und Aufgaben erstellen. Diese kann man sowohl im Team, als auch alleine bearbeiten. Eine Funktion hebt Trello allerdings doch etwas ab. Auf der Startseite erhält man eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben aus allen anstehenden Projekten. Dies ist besonders hilfreich, wenn man mehrere Projekte verwalten möchte. Wer also beim Projektmanagement etwas mehr Farben sehen möchte, der wählt wohl lieber Trello.

PREIS

ab 0€

VORTEILE

  • Feed mit Aufgaben-Übersicht

NOTION

Die Anzahl an Funktionen & Möglichkeiten in Notion ist nahezu überwältigend. Das ist einer der Gründe, weshalb ich diese App anfangs eigentlich eher ungerne genutzt habe. Wenn man sich aber einmal die Zeit nimmt, um sich Notion seinen Bedürfnissen entsprechend anzupassen, dann lässt sich daraus nahezu ein digitales Hauptquartier für sein Unternehmen einrichten.

Eine einfache CRM-Funktion, sowie ein Kalender, To-Do-Listen & Gesprächsnotizen sind nur einige der vielen Optionen von Notion. Es lassen sich Aufgaben erstellen, welche man mit Teamkollegen teilen kann. Das Hochladen von Dateien ist natürlich auch Möglich. Der volle Umfang an Funktionen ist enorm und diesen möchte ich auch nicht in diesem Artikel behandeln. Wenn die Faktoren Zeit und Übersicht eine eher untergeordnete Rolle bei der Auswahl Ihres Tools spielen, dann empfehle ich Notion. Es ist ein echtes Schweizer Taschenmesser unter den Produktivitäts-Apps.

PREIS

ab 0€

VORTEILE

  • sehr viele Funktionen

TODOIST

Sie suchen eigentlich nur eine einfache To-do-liste für unterwegs? Todoist kann das! Als App für das Smartphone und für den Desktop lassen sich für verschiedene Arbeits- und Lebensbereiche Aufgaben erstellen und bequem von überall aus abhaken.

Aufgaben können priorisiert werden und mit einem Fälligkeitstermin versehen werden. Die Erinnerungsfunktion für zu erledigende Aufgaben steht einem allerdings erst in der kostenpflichtigen Variante zur Verfügung.

Als kleines, und eher spaßiges Extra sammeln Sie mit Ihren abgehakten Aufgaben sogenannte Karma-Punkte. Wer also bei der Bewältigung seines Arbeitstages auch den Belohnungseffekt sucht, für den ist Todoist genau das Richtige.

PREIS

ab 0€

VORTEILE

  • sehr einfach zu bedienen

Finden Sie heraus, welche App Ihnen hilft am produktivsten zu Arbeiten. Der Aufbau Ihrer Marke oder Ihres Unternehmens erfordern dauerhaft einen klaren Kopf und vollen Fokus. Es ist also eine große Hilfe zu wissen, welche technischen Hilfsmittel einem das Leben erleichtern können. Kennen Sie weitere Apps? Wie bleiben Sie produktiv?

 

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